Externaliser le service informatique : bonne ou mauvaise idée ?

De nombreuses organisations se posent la question : « dois-je externaliser mon service informatique ? » Dans cet article, vous découvrirez, les avantages et les inconvénients de l’internalisation. Ainsi, vous pourrez déterminer si vous devez externaliser ou non votre service informatique.

Le service informatique : une compétence clé à externaliser ou internaliser ?

L’informatique est une compétence clé de votre organisation, voire au cœur, au même titre que la comptabilité ou la communication. Cette fonction

• gère la maintenance des postes informatiques,
• intervient en cas de pannes,
• met à jour les licences logicielles,
• gère les sauvegardes des données de l’entreprise,
• procède à des tests de débit sur le réseau et bien d’autres tâches diverses et variées.

C’est pour cette raison que cette compétence requiert une attention et une polyvalence particulière.

Les avantages de l’internalisation

Avoir une personne en interne pour gérer votre service informatique signifie qu’il y aura toujours quelqu’un à disposition pour gérer les éventuels problèmes informatiques. Votre responsable informatique connait les process, les valeurs et les membres de votre entreprise. Il pourra intervenir rapidement et aura un meilleur contact avec ses collègues puisqu’il est en interne.

Les inconvénients de l’internalisation

Le principal problème de l’internalisation est le coût. Il faut recruter une personne qualifiée. L’internalisation est plus souvent réservée aux grandes entreprises ayant davantage de possibilité à consacrer un budget plus conséquent à l’informatique et pour qui, cette compétence devient stratégique.

Notez que le spectre de l’informatique est très large. En effet, il y a une cinquantaine de métiers différents qui peuvent intervenir dans la gestion de votre service informatique. Il va donc être compliqué de trouver la personne ayant la polyvalence nécessaire pour répondre à l’ensemble des besoins : du support, de l’administration de système et réseaux, du développement, de la gestion de projet… le mouton à cinq pattes en quelques sortes.

Une personne en interne fait partie de l’équipe et implique de l’intégrer dans le process RH : management, gestion des objectifs, de la formation, des absences, de la rémunération, etc.

Et l’informatique est l’un des domaines nécessitant une veille, des mises à jour et des formations régulières et le tout avec un langage souvent complexe à comprendre et maîtriser.

Le fonctionnement en méthode de projet et créer l’émulation des « dirigeants et utilisateurs » sont primordiales dans la réussite d’une action engagée en informatique. En effet, le système d’information est au service des autres et au cœur d’une entreprise. La personne en interne, devra alors réunir les compétences nécessaires pour mener à bien les projets tout en conseillant et respectant la stratégie des dirigeants. La gestion informatique peut impliquer des périodes de creux et des périodes de rush avec nécessité de travailler à flux tendu et/ou sous pression. Tout faire reposer sur une ou deux personnes peut représenter un risque pour l’entreprise.

Quand doit-on externaliser sa partie informatique ?

En externalisant, vous pourrez aller chercher toutes les compétences dont vous aurez besoin et quand vous en aurez besoin.

Vous l’aurez compris, l’externalisation vous permettra de faire des optimisations de cout. De même, l’externalisation s’adapte aux besoins de l’organisation en intervenant de manière ponctuelle mais aussi en fonction des missions. Si votre périmètre change, l’externalisation vous permet d’être plus flexible et réactif en mobilisant rapidement les compétences adaptées. Il s’agit donc d’un service sur-mesure répondant, rapidement, aux besoins de l’entreprise. Les prestataires informatiques sont systématiquement en veille, ils recherchent les solutions les plus adaptées, les plus rentables.

L’informatique doit être cohérente avec la stratégie de l’entreprise. L’externalisation est une solution souvent plus rentable, évolutive, avec des risques mesurables et qui vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier.

D’autres domaines de votre entreprise peuvent être externalisés : votre comptabilité, votre communication… L’externalisation est une solution intéressante pour les petites et moyennes structures. Elle peut être un bon complément au service informatique, présent en interne pour les grosses structures. En interne, le service informatique peut notamment gérer le quotidien et un prestataire externe peut être sollicité pour un projet particulier, un surcroît d’activité, une compétence ou un service spécifique.

Pour allez plus loin sur le sujet, nous vous invitons à écouter, le podcast : DSI et des Hommes : « les différentes manières d’externaliser son système d’information. »

Pour finir, il est possible de vous faire accompagner dans vos réflexions et questionnements concernant votre système d’information et la stratégie à mettre en œuvre.