Mise en place d’un outil collaboratif chez Axiadis

Hubert, je n’ai pas le plaisir de connaitre ton entreprise, pourrais-tu me raconter ton parcours de vie ?

« Axiadis est un centre de gestion spécialisé dans la protection sociale collective et individuelle. Aujourd’hui, nous avons une quinzaine de collaborateurs. Axiadis a connu une accélération de sa croissance, il y a environ 7 ans. »

« Comme beaucoup de structure, Axiadis c’est avant tout une histoire d’Hommes. Pour moi, en l’occurrence c’est une femme qui a fait prendre un virage dans la croissance d’Axiadis. Je l’avais initialement embauchée pour m’aider dans la gestion administrative, mais en pratique, cela s’est passé tout autrement… L’entreprise s’est construite au fil d’opportunités et de rencontres. »

Est-ce cette croissance qui t’a amené à avoir besoin d’utiliser des outils collaboratifs ?

“Nous avons compris que dans notre milieu, nos clients ont besoin de dématérialisation et de gagner du temps dans leurs démarches.

Le télétravail m’a aussi fait comprendre qu’il était obligatoire de modifier notre façon de travailler et donc nos équipements.

Même si personnellement, le numérique n’est pas ma grande passion, j’ai voulu faciliter la gestion des dossiers. Nous sommes presque au 0 papier, nous avons mis en place, avec Aircall, un système de téléphonie dans le cloud interfacé avec notre logiciel ERP. Dès qu’un appel entre, le numéro est automatiquement saisi dans le logiciel : moins de perte de temps et limite du risque d’erreur.

Nous utilisions également Move App, un outil simple et efficace pour notre gestion électronique des documents. Cependant, nous nous sommes confrontés à la difficulté de faire évoluer l’outil avec nos besoins. Nous voulions évoluer vers un extranet ouvert aux clients et nous n’arrivons pas à faire évoluer l’outil comme nous le souhaitons. »

Et comment avez-vous réagi par rapport à ce problème d’outil ?

“Là-aussi, ce sont des rencontres qui m’ont permis d’évoluer dans mes réflexions. Je suis au Centre des Jeunes Dirigeants Rhône-Alpes section Saint-Etienne. Ce groupe de dirigeants nous permet d’exposer nos problématiques d’entreprise et nous nous invitons les uns les autres à se poser les bonnes questions et à trouver les solutions les plus adaptées. Suite à ces ateliers et grâce à l’un de mes collaborateurs, je me suis rendu compte que le prestataire me vendait du rêve et qu’il fallait que je change pour mettre en place un outil numérique en adéquation avec mes besoins d’entreprise !»

Oui, mais plus facile à dire qu’à faire, non ?

« J’étais conscient du fait que n’étant pas du métier, seuls nous n’étions pas capables de trouver le bon outil et le bon prestataire. Nous avions une chance sur deux de nous tromper ! Au CJD, j’ai fait la connaissance de Nicolas BARD. Lors des ateliers, j’ai apprécié sa façon de présenter son entreprise. Aussi, j’ai trouvé cohérent de faire appel à lui pour nous aider dans la mesure où il était du métier. Nous avons échangé et j’ai vu que nous étions dans le même état d’esprit. Très vite, j’ai compris que Strat&SI pourrait nous accompagner dans le choix du prestataire.»

Comment avez-vous fait le choix, pour vos outils collaboratifs ?

« Afin de mieux nous conseiller sur l’évolution d’un outil extranet, Strat&SI a procédé à un audit de notre Système d’Information et a identifié clairement nos besoins. Suite à ce dernier, l’équipe de Strat&SI nous a préconisé de mettre en place M365 et Zeendoc pour l’usage extranet. Strat&SI a sélectionné deux prestataires sérieux. Le choix a été soumis au vote chez nous, auprès de notre groupe de 4 décisionnaires.

Zeendoc a été retenu à 3 POUR et 1 CONTRE. Avec l’aide de Strat&SI, nous avons donc identifiés 2 étapes dans notre projet d’évolution des outils numériques pour proposer un extranet à nos clients :

• Etape 1 : migrer nos données et nos messageries sur M365 afin de pouvoir utiliser un mode de travail collaboratif.
• Etape 2 : mettre en place Zeendoc pour un usage extranet ouvert à nos clients.

“L’important dans ce projet, est de bien accompagner nos collaborateurs au changement et qu’il y ait une bonne mise en relation entre le CRM et Zeendoc. L’étape 1 est presque finalisée. Je m’étais fait tout un monde de ce changement vers M365. Mais en fait, je ne suis pas perdu et je me suis même fait la remarque : à mais, ce n’est que ça !

Je me suis aperçu qu’un certain nombre d’options proposées par M365 ne sont pas utilisées par mes collaborateurs alors qu’elles pourraient faciliter leur quotidien. Aussi, j’ai convenu avec l’équipe de Strat&SI, qu’ils repassent à la rentrée auprès de mes collaborateurs pour voir comment ils utilisent M365 et répondre à leurs éventuelles questions. »

Quel est votre bilan de ce premier accompagnement ?

« On a fait le choix d’écouter Strat&SI, et nous ne le regrettons pas ! Je pense très sincèrement qu’ils ont été le bon partenaire à la conduite de ce projet.

J’ai apprécié la disponibilité, la présence et le fait d’être rassuré par l’équipe de Strat&SI, car une migration est plutôt anxiogène. Une bonne pédagogie a été mise en place pour que cela se passe bien avec mes collaborateurs. L’équipe s’est adaptée à leur niveau et leur disponibilité. »

Merci Hubert, d’avoir pris le temps de déjeuner avec nous, de partager ton histoire et si tu as envie de partager ton expérience de mise en place de l’outil Zeendoc, avec nous, ce sera avec grand plaisir 😉 !