Pourquoi faire un état des lieux de son Système Informatique ?

L’ « audit du système informatique », bien que chez Strat&SI nous lui préférons largement le terme « d’État des lieux », est LE Procédé phare que les entreprises ne peuvent se permettre de négliger.  Il peut durer entre quatre semaines et trois mois selon la taille de la structure, le nombre de serveurs et d’utilisateurs et constitue la première étape clé de l’évolution d’un SI . 

Dans cet article, nous allons découvrir pourquoi effectuer un état des lieux de son système informatique mais également comment procéder.

L’état des lieux permet de cartographier en profondeur l’intégralité de votre système d’information à l’instant T. Il s’agit de synthétiser l’ensemble des problématiques, définir les priorités et savoir vers quelles solutions se tourner pour ainsi définir un plan d’action sur le long terme.

La démarche est indispensable dans toute entreprise car celle-ci va vous permettre d’augmenter la performance de votre système d’information. Ainsi, vous pourrez mieux  prévenir les risques en matière de cybersécurité et comprendre son fonctionnement. Son analyse met en lumière des éléments que vous ne connaissiez pas forcément. Il faut parfois s’attendre à des surprises, lorsqu’on démêle une telle pelote de laine !  

Un audit complet, pour un système informatique plus serein

Avant même de mettre les mains dans le cambouis, il est essentiel de comprendre, le fonctionnement de l’entreprise et de s’immerger dans le métier de l’ensemble des salariés.  Un état des lieux ne peut pas être conçu uniquement d’un point de vue technique, il demande d’aller au fond des choses, dans les usages et l’écoute des utilisateurs.  

On ne vous le dira jamais assez : il vaut mieux prévenir que guérir ! Bien trop souvent, les chefs d’entreprise n’ont pas l’habitude de se poser la question de la prévention informatique. En général, on a tendance à attendre l’accident grave pour appeler à la rescousse, ou une insatisfaction suffisamment forte pour remettre en question l’entièreté du système. Alors qu’un état des lieux réalisé au préalable, aurait permis de détecter la plupart des dysfonctionnements à l’origine de l’incident, ainsi que les besoins prioritaires des utilisateurs.  

Faire l’état des lieux, en amont d’incidents, permet également de lisser les investissements. Agir à postériori et dans l’urgence coûte plus cher, surtout lorsqu’il faut changer l’intégralité du parc informatique ou les serveurs. L’état des lieux permet de mieux gérer les investissements et ainsi anticiper les coûts, pour les répartir de manière optimale dans la durée. 

Comment faire un état des lieux de son système informatique (SI) ?  

Lors de l’état des lieux du système d’information, il faut analyser :  

• La Cybersécurité, évidemment : les entreprises ont le devoir envers leurs clients, partenaires et employés de sécuriser leurs données. Ils doivent donc vérifier que leur SI est en adéquation avec les normes et respecte notamment le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).  
• Les outils : en vue d’améliorer son SI, l’état des lieux permet de faire le point sur les outils utilisés, d’en découvrir des nouveaux, et voir si ceux-ci sont compatibles avec l’évolution de l’entreprise sur le long terme. Il faut voir la plus-value derrière chaque outil, afin d’accompagner sereinement le changement.  
• Les habitudes de travail des salariés : les utilisateurs peuvent se perdre dans les outils informatiques, et finir par s’en désintéresser. A l’inverse de l’effet escompté, le SI peut devenir contreproductif. 

L’état des lieux permet d’aller sur le terrain, de cerner les usages du quotidien, de définir les besoins, et d’identifier les actions à mettre en place afin de répondre aux attentes. Lors du processus, il est important de recueillir, certes, un maximum d’informations techniques, et surtout les fonctionnements/dysfonctionnements liés à l’utilisation des outils par chaque collaborateur mais c’est le mélange de ces deux données qui rend l’état des lieux efficace. Il responsabilise les utilisateurs. Ces derniers sentiront que leurs besoins sont entendus, et que des actions seront menées pour faciliter leur travail grâce à l’évolution du SI. 

A vos côtés, mais pas à votre place  

Le plus important lorsqu’un état des lieux est fait, c’est de voir quelles actions peuvent être appliquées. L’idée est d’aboutir à une stratégie d’action mettant en face des risques, des solutions et des projets. Et ainsi d’avoir  un plan très opérationnel. Ce dernier doit être planifié et budgétisé pour en optimiser la mise en œuvre. Il est primordial de proposer des solutions simples et réalisables. Il est nécessaire que la traduction des besoins aux solutions soit la plus claire possible. 

Vous êtes maintenant avisés sur les raisons pour lesquelles établir un état des lieux est essentiel pour accompagner sereinement la vie de votre entreprise. Pourquoi ne pas appliquer directement ces conseils et passer à l’action ?  

Strat&Si peut vous accompagner tant sur l’audit que la budgétisation et la mise en œuvre du plan d’action de votre SI en cohérence avec la politique stratégique de votre entreprise.  

L’accompagnement Strat&Si

Dans la vie comme au travail, pour avancer ensemble et se faire confiance, il faut apprendre à se connaître, de façon sincère et bienveillante. En tant que Directeur Informatique externe, nous sommes en mesure de nous immerger en toute confidentialité au sein de votre structure afin d’en faire une analyse complète. Nous vous proposerons, en toute neutralité, des solutions sur mesure prenant en compte vos contraintes, vos besoins, tout en s’appuyant sur vos forces ! Strat&Si ne vend pas du rêve et propose des actions concrètes, réalisables, selon les moyens de la structure et des priorités bien mises en place.  

• La prise de recul : tant pour le dirigeant que le responsable informatique de la structure. Souvent, lorsque nous avons l’habitude de travailler sur avec le même système d’information,  la vision peut être coincée au niveau du guidon, et il n’y a pas assez de prise de recul pour voir les dysfonctionnements dans leur ensemble.  

Un SI optimisé et bien maitrisé permettra un gain de temps considérable et une vision avisée du budget. 

Etat des lieux du système informatique : quel est le périmètre d’action  ?

Le périmètre d’action de l’état des lieux touche donc

• l’infrastructure (serveurs, réseau, matériel, logiciels, télécoms…)
• les aspects organisationnels (avez-vous un responsable informatique en interne, des prestataires…)
• les spécificités métier (les outils utilisés, les besoins, les process de travail…)
• le respect des normes en matière de cybersécurité. 

L’état des lieux est le moment idéal pour qu’une personne d’extérieur à la structure vienne apporter un regard neuf et neutre, loin de toutes les problématiques de hiérarchie ou de conflits internes.  

Pour optimiser votre état des lieux, vous pouvez vous faire accompagner par un prestataire. Il est conseillé de faire appel à un prestataire indépendant, qui développera une réflexion avec des solutions au-delà des produits qu’il cherche à vendre. L’idée est d’avant tout s’appuyer sur l’existant et de voir ainsi comment il peut être optimisé, plutôt que tout changer systématiquement.  

Partons ensemble à la découverte d’un processus qui constituera la base solide de notre relation !   

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