Un challenge réussi pour Virginie et Béatrice de l’école DARFEUILLE avec l’ouverture d’un établissement en un temps record sur Roanne
Le challenge ?
Construire, organiser et mettre en place une rentrée en quelques mois
L’école a été créée en 1986. Nous sommes, au départ, basés à Saint-Etienne et proposons des formations en coiffure et esthétique allant du CAP au BTS en passant par des formations qualifiantes permettant de se perfectionner ou de se spécialiser.
Deux parcours sont accessibles : en scolaire et apprentissage.
La rentrée dernière, nous avons pu ouvrir une nouvelle structure à Roanne en un temps record, un sacré challenge !
Nous avions le sentiment que nous devions ouvrir cette école, sinon quelqu’un d’autre le ferait !
Nous n’avions pas prévu d’ouvrir un autre établissement, mais la demande de formation en coiffure et esthétique de la part de parents grandissait à Roanne. Nous avions le sentiment que nous devions ouvrir cette école, sinon quelqu’un d’autre le ferait, nous nous sommes dit, « c’était maintenant ou jamais » et nous avons fini par décider de nous lancer.
De plus, Lauryne, notre professeur de coiffure native de Roanne, était très motivée pour nous accompagner dans ce projet.
L’opportunité de locaux “coup de cœur” a accéléré la procédure …
En septembre 2020, nous nous sommes dit « si aux vacances de la Toussaint, nous n’avons pas trouvé de locaux, nous n’ouvrirons pas en septembre 2021 ». Pendant ces fameuses vacances de la Toussaint 2020, notre agent immobilier nous a fait visiter des locaux qui ne nous ont pas convenu, cependant, nous sommes passées devant un bâtiment, qui nous a plu et sans savoir ce que c’était ni à qui il appartenait, on a demandé à notre agent immobilier de faire des recherches et un mois après, il nous confirmait que les locaux étaient libres, en réhabilitation et destinés à être mis en location.
Au départ, le besoin et la demande étaient dans la coiffure. Et finalement, en nous projetant dans les locaux, nous avons réalisé qu’allier coiffure et esthétique était possible ! Nous nous sommes alors dit : « faisons la même chose qu’à Saint-Etienne, à Roanne ».
Bien plus qu’une histoire d’esthétique et de coiffure … une histoire de rencontre et d’une co-construction personnalisée
Nous avions de l’ambition et peu de temps, avec des tas d’actions à mettre en place. Il y avait le challenge de construire, organiser et mettre en place une rentrée en quelques mois. On ne mesurait pas ce double chantier : maintenir notre présence à Saint-Etienne et lancer Roanne. Être partout à la fois !
Heureusement que Tom notre chargé de communication, Strat&SI, et Lauryne, notre référente de campus étaient là.
Grâce à ces co-interventions et cette mobilisation autour de nous, nous avons créé ce nouvel établissement de manière beaucoup plus professionnelle et pérenne. Nous y serions arrivées, on a toujours réussi à se débrouiller …. mais cela aurait été moins structuré et plus compliqué ! Cette collaboration nous a apporté un cadre et a contribué à cette réussite.
Nous nous sommes laissées guider par la méthodologie de Strat & SI … “penser une vision à long terme”
Prendre du temps, se poser, réfléchir vraiment sur des questions essentielles de ce nouveau projet : comment sommes-nous organisés ? Comment voudrions-nous être organisés à l’avenir ? Comment mettre en relation les deux sites ? Qu’y a-t-il dans l’existant ? Quel est l’avenir de ces deux structures ? Comment faire évoluer l’existant ? Doit-on embaucher quelqu’un ?
Finalement, si nous n’avions pas consacré ce temps à se projeter, à prendre des décisions, à anticiper les besoins techniques … nous nous serions probablement posés les problématiques organisationnelles essentielles qu’après.
La méthode de notre partenaire nous a incitées à penser plus en amont et à adopter une vision à long terme pour notre école. Ce qui est logique pour beaucoup de structures n’était pas habituel dans notre mode de fonctionnement, nous qui nous fions beaucoup à notre instinct.
“Vous êtes sûrs que vous allez ouvrir en septembre ??”
Il y a eu de gros travaux d’aménagement dans les locaux : il y avait tout à faire : toiture, électricité …. nous n’avons pas eu de soucis majeurs avec les travaux malgré un délai très court.
La période mai/juin était un peu tendue, car nos locaux n’étaient pas encore accessibles : nous faisions nos rendez-vous par téléphone et visioconférence. Les parents avaient besoin d’être rassurés « vous êtes sûrs que vous allez bien ouvrir en septembre ?? ». Ils nous ont fait confiance.
Si on prend en compte le fait que nous n’avons pas pu faire visiter les locaux ni organiser de journée portes ouvertes, que nous ayons autant d’étudiants(es) et que nous ayons pu ouvrir en septembre est une superbe réussite !
Les outils nous ont aidées dans la mise en œuvre et dans le quotidien… efficacité, professionnalisme et gain de temps !
Nous nous rendons 1 fois par semaine chacune à Roanne. Mélanie, notre assistante administrative et pédagogique, assure la continuité des échanges et des démarches, la fluidité des enseignements : elle connaît les élèves et les suit.
L’installation de la fibre, le suivi avec l’électricien, le poste et les accès aux données pour Mélanie, nous ne nous en sommes jamais souciées ! C’est l’équipe de Strat&SI qui a supervisé et piloté toute la partie technique.
La communication et la collaboration entre nos deux structures sont facilitées par Office 365 et notamment Teams : nous faisons des réunions, nous partageons les fichiers, nous échangeons via le module conversation, ainsi, nous essayons de destiner l’usage de mails pour l’externe et on tend à arrêter l’usage de Whats app avec nos élèves.
Lauryne et Mélanie sont autonomes et proactives : elles ont tous les documents à disposition et ne se rapprochent de nous que lorsqu’elles ont des questions. Nous sommes toujours informés de tout grâce aux conversations Teams.
La mise en place d’une solution de téléphonie et de transferts d’appels entre Roanne et Saint-Etienne, mais également, entre nous, nous a fait gagner en efficacité. Nous avons moins d’appels ou davantage filtrés par Tom, Andréa et Mélanie ce qui nous libère du temps, et nous permet de nous recentrer sur nos missions.
Quand on est à côté, on a encore tendance à se passer le téléphone dans la main, c’est vrai que c’est plus pratique ! Mais à distance pas de doute, on compose le 103, le 104 et l’appel est transféré.
Nous avons gagné en autonomie
Grâce à cet accompagnement, nous avons pu déléguer, en toute confiance, la partie liée au système d’information que nous maîtrisions mal et pour laquelle nous n’avions pas de temps. Nous avons gagné en autonomie.
Nous avons mis en place un nouveau fonctionnement et les outils nous aident dans notre quotidien.
Nous ne mesurons pas encore toute la valeur ajoutée, cependant, nous constatons que les relations entre les 2 écoles sont fluides, nous gagnons du temps, nous sommes peu sollicités et nous avons le temps de faire plus de choses.
L’écoute, l’accompagnement et l’implication avec notre équipe ont permis le succès de l’ouverture de notre nouvel établissement de Roanne en un temps record !
« Merci, car beaucoup de choses se sont améliorées grâce à vous ! »